Zásady ochrany osobných údajov

 Obchodná spoločnosť VAMA electric spol. s r. o. (ďalej ako „Prevádzkovateľ“) spracúva osobné údaje o svojich spolupracovníkoch, zamestnancoch, klientoch a iných fyzických osobách. Spracúvanie osobných údajov je pritom nevyhnutnou súčasťou výkonu činnosti Prevádzkovateľa, plnenia zákonných a regulačných povinností Prevádzkovateľa a ochrany oprávnených záujmov Prevádzkovateľa.

Tieto informácie slúžia na to, aby spolupracovníci, zamestnanci, klienti alebo iná fyzická osoba (ďalej ako „dotknutá osoba“) v rámci vykonávania našej podnikateľskej činnosti, plnenia si zmluvných alebo zákonných povinností vedela, prečo spracúvame jej osobné údaje, ktoré údaje spracúvame a aké sú jej práva.

Pri spracúvaní osobných údajov postupujeme najmä v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej ako „Nariadenie GDPR“) a príslušnými ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „zákon č. 18/2018 Z. z) ako aj ďalšími právnymi predpismi.

1. Vysvetlenie niektorých pojmov

Za účelom transparentného prístupu k informovanosti a k právam dotknutých osôb, uvádzame základné pojmy a terminológiu zákona č. 18/2018 Z. z. a nariadenia GDPR, aby dotknuté osoby ľahšie porozumeli tomuto dokumentu:

Osobnými údajmi sa rozumejú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora (napr. rodné číslo), iného identifikátora, ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor (napr. IP adresa, cookies, prihlasovacie údaje do online služby), alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

Spracúvaním osobných údajov sa rozumie spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo so súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Dotknutou osobou sa rozumie každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Prevádzkovateľom sa rozumie každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; prevádzkovateľ alebo konkrétne požiadavky na jeho určenie môžu byť ustanovené v osobitnom predpise alebo medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, ak takýto predpis alebo táto zmluva ustanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov.

Príjemcom sa rozumie každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou; za príjemcu sa nepovažuje orgán verejnej moci, ktorý spracúva osobné údaje na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov vzťahujúcimi sa na daný účel spracúvania osobných údajov.

2. Identifikačné údaje Prevádzkovateľa

Názov:                           VAMA electric spol. s r. o.

Sídlo:                             925 52 Šoporňa 173

IČO:                               52 299 325

Zápis:                             v OR SR OS Trnava, oddiel Sro, vl. č. 44187/T

Štatutárny orgán:          Ing. Martin Valášek, konateľ

Našimi kontaktnými údajmi sú:

E-mail:                          info@vamaelectric.sk

Tel. č.:                            +421 911 310 117

Web:                             vamaelectric.sk

3. Právny základ spracúvania osobných údajov

Osobné údaje dotknutých osôb spracúvame najmä dôvodu plnenia si zmluvných povinností [čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR], z dôvodu, že takéto spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitných predpisov [čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR] ako aj z dôvodu, že takéto spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme [čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR].

Osobitnými predpismi, na základe ktorých spracúvame osobné údaje, sú napríklad:

–    zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

–    zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

–    zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

–    zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov

Tieto zákony upravujú naše zákonné a regulačné povinnosti. Ako zamestnávateľ plníme povinnosti podľa Zákonníka práce voči našim zamestnancom, podľa zákona o sociálnom poistení alebo zdravotnom poistení (odvádzanie poistného do príslušných verejných fondov). Ako účtovná jednotka máme povinnosti podľa zákona o účtovníctva a zákona o dani z príjmov, z ktorého dôvodu musíme spracúvať osobné údaje na účtovných dokladoch (faktúry, objednávky).

Niektoré osobné údaje spracúvame aj z dôvodu, že ste s ich spracúvaním vyjadrili písomný súhlas. Súhlas môžete udeliť na spracovávanie tých osobných údajov, ktoré nie sme oprávnený spracovávať na základe právneho predpisu, zmluvy alebo iného právneho základu. Súhlas však môžete udeliť aj v týchto prípadoch, avšak v prípade jeho odvolania, ak bude existovať iný právny základ na spracúvanie Vašich osobných údajov, budú osobné údaje spracúvané naďalej v zmysle nariadenia GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z..

Súhlas so spracúvaním osobných údajov môžete poskytnúť písomne alebo ústne. Tento súhlas musíte udeliť tak, aby bol jednoznačný, určitý a zrozumiteľný. Ak nebudete vedieť, ako by mal súhlas vyzerať alebo si nebudete istý jeho obsahom, poskytneme Vám tlačivo, ktoré Vám pomôžeme vyplniť. Súhlas je možné udeliť aj prostredníctvom kontaktného formuláru, ktorý je na našej webovej stránke.

Pri spracúvaní osobných údajov z dôvodu, že je to nevyhnutné na účely plnenia zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, pôjde predovšetkým o zmluvy uzatvorené medzi našou spoločnosťou (Prevádzkovateľom) a treťou osobou. Z hľadiska predmetu zmluvy sa bude jednať spravidla o zmluvu o spolupráci alebo o zmluvu o dielo podľa Obchodného zákonníka alebo Občianskeho zákonníka. Súčasťou zmlúv sú aj objednávky, kde bývajú špecifikované niektoré podmienky zmluvnej spolupráce, napríklad miesto vykonávania diela, odmena a iné.

4. Účel a rozsah spracúvania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame predovšetkým za účelom:

1. plnenia si zmluvných povinností v rámci podnikania alebo spolupráce s dotknutými osobami na projektoch a dielach, ktoré realizujeme pre klienta. V takom prípade spracovávame osobné údaje iných fyzických osôb (klientov), fyzických osôb – podnikateľov alebo fyzických osôb konajúcich v mene obchodných spoločností. Bez toho, aby sme poznali osobné údaje týchto osôb, by nemohla existovať efektívna spolupráca, cieľom ktorej je okrem iného poskytovanie služieb v oblasti výroby elektroinštalácie.
2. Plnenia si zmluvných a zákonných povinností vo vzťahu k zamestnancom podľa pracovnej zmluvy alebo dohody o vykonávaní práce mimo pracovného pomeru a Zákonníka práce.
3. plnenia si zákonných povinností, ktorými sú napríklad

• zákon č. 431/2002 Z. z., podľa ktorého plníme účtovné povinnosti
• zákon č. 595/2003 Z. z. a zákon č. 563/2009 Z. z., podľa ktorého plníme povinnosti, ktoré sa na nás ako na daňový subjekt vzťahujú
• zákon č. 461/2003 Z. z. a zákon č. 580/2004 Z. z. podľa ktorého plníme povinnosti odvádzať poistné do verejných fondov

Osobné údaje dotknutých osôb spracovávame v nevyhnutnom rozsahu na dosiahnutie sledovaného účelu, pričom predmetom spracúvania sú najmä:

• titul, meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, korešpondenčná adresa, dátum narodenia, rodné číslo, číslo Občianskeho preukazu, tel. č. a e-mail, IBAN, číslo poistenca, osobné údaje o manželovi/manželke, osobné údaje o deťoch (ak ste náš zamestnanec)
• titul, meno a priezvisko, korešpondenčná adresa, tel. č. a e-mail, IBAN a údaje podľa výpisu zo živnostenského registra (ak ste náš spolupracovník ako fyzická osoba – podnikateľ)
• titul, meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, tel. č. a e-mail (ak ste konateľom alebo inou poverenou osobou konať v mene spoločnosti, ktorá je našim zmluvným partnerom)
• ak nespadáte pod ani jednu z vyššie uvedených kategórií, Vaše osobné údaje budeme spracúvať len na základe zákonného dôvodu a v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania

5. Kategória príjemcov

Osobné údaje dotknutých osôb môžu byť ďalej sprístupnené subjektom oprávneným podľa osobitných predpisov, ktorými sú napríklad orgány činné v trestnom konaní, súdy a iné orgány verejnej moci, exekútorské a notárske úrady, ostatní účastníci správnych konaní a pod. Týmto subjektom (príjemcom) sa osobné údaje poskytnú v prípade sporov ohľadom zmluvných alebo zákonných povinností, pri vymáhaní nárokov a pohľadávok, pri procesnej obrane v súdnom alebo inom konaní. V prípade, ak by nás v týchto konaniach a sporoch zastupoval advokát alebo advokátska kancelária, budú osobné údaje poskytnuté aj tomuto príjemcovi.

Advokátovi alebo advokátskej kancelárii poskytujeme osobné údaje aj v prípade, ak potrebujeme spracovať zmluvu, dohodu, listinu o právnom úkone alebo iný dokument, ktorý bude adresovaný dotknutej osobe alebo dotknutá osoba bude účastníkom tohto právneho úkonu.

Osobné údaje môžeme poskytnúť tiež tretím osobám, pokiaľ to je potrebné na naplnenie zmluvnej alebo zákonnej povinnosti. Predovšetkým osobné údaje poskytujeme účtovníkovi, ktorý zabezpečuje účtovný servis a audit podľa dohody o zabezpečovaní účtovníctva. Účtovník tiež zabezpečuje plnenie povinností voči zamestnancom, napríklad spracovanie výplatných pások pre zamestnancov.

Napokon osobné údaje poskytujeme aj  poskytovateľom softvérového vybavenia alebo poskytovateľom služieb informačných technológií, ktorý zabezpečujú bezporuchový chod webovej stránky https://www.vamaelectric.sk/, vrátane úpravy, dopĺňania informácii a aktualizácie údajov na webovej stránke.

6. Prenos osobných údajov do zahraničia

Pri spracúvaní osobných údajov nevykonávame prenos osobných údajov do zahraničia.

7. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje dotknutých osôb spracovávame v súlade so zásadou minimalizácie ich uchovávania počas trvania účelu, na ktorý sa osobné údaje dotknutej osoby získali, to znamená, že osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú (po dobu 3 rokov od ukončenia konkrétnej zmluvy, resp. vyporiadania záväzkov z konkrétnej zmluvy).

Osobné údaje zamestnancov sa spracúvajú po dobu, ktorá vyplýva z právnych predpisov (Zákonník práce, zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení, zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti), teda niektoré osobné údaje až do veku 70 rokov veku dotknutej osoby – zamestnanca.

Faktúry, ako aj ďalšie daňové a účtovné doklady uchovávame v súlade s príslušnými právnymi predpismi po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú.

Osobné údaje, ktoré spracúvame na základe písomného súhlasu dotknutej osoby spracúvame po dobu 2 rokov odo dňa udelenia súhlasu alebo do času, kým dotknutá osoba svoj súhlas neodvolá, podľa toho, ktorá z týchto skutočností nastane skôr. Dotknutá osoba môže udeliť súhlas so spracúvaním osobných údajov po dlhšiu dobu, prípadne udeliť súhlas opakovane. Ak však bude existovať iný právny základ, podľa ktorého budeme oprávnení osobné údaje ďalej spracúvať, budú osobné údaje ďalej spracúvané.

8. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri spracúvaní osobných údajov nevykonávame automatické rozhodovanie ani profilovanie.

9. Práva dotknutých osôb

Dotknuté osoby majú pri spracúvaní osobných údajov nasledovné práva:

1. a) právo na prístup k osobným údajom – dotknutá osoba má právo žiadať potvrdenie o tom, aké osobné údaje o nej spracovávame, na aký účel ich spracováva, na akú dobu a iné informácie podľa ustanovenia § 21 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z..

1. b) právo na opravu osobných údajov – dotknutá osoba má právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.

1. c) právo na výmaz osobných údajov – dotknutá osoba má právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu vymazali osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Nie sme tak povinný urobiť z dôvodov uvedených v ustanovení § 23 ods. 4 zákona č. 18/2018 Z. z..

1. d) právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov – dotknutá osoba má právo na to, aby sme obmedzili spracúvanie osobných údajov napríklad z dôvodu, že dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť osobných údajov ako aj z ďalších dôvodov podľa ustanovenia § 24 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z..

1. e) právo na prenosnosť osobných údajov – dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré nám poskytla, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi.

1. f) právo namietať spracúvanie osobných údajov – dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré o nej spracúvame z dôvodov založených na legitímnych záujmoch. Nesmieme ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.

1. g) právo podať návrh podľa ustanovenia § 100 zákona č. 18/2018 Z. z. – dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania, ak sa domnieva, že sme porušili jej práva podľa zákona č. 18/2018 Z. z. alebo že spracúvame jej osobné údaje v rozpore s uvedeným zákonom. Návrh sa podáva na Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava.

1. h) právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov – dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov, ktoré sa jej týkajú. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním; pred poskytnutím súhlasu musí byť dotknutá osoba o tejto skutočnosti informovaná. Dotknutá osoba môže súhlas odvolať rovnakým spôsobom, akým súhlas udelila.

S ohľadom na možné riziká zneužitia a zabezpečenie ochrany osobných údajov dotknutých osôb stanovujeme komunikačné prostriedky, ktorými možno prijať a reagovať na požiadavku dotknutej osoby vo vzťahu k osobným údajom, ktoré spracúvame. Taktiež zohľadňujeme aj technické aspekty niektorých práv dotknutej osoby a prispôsobuje komunikačné prostriedky na zabezpečenie týchto práv dotknutej osoby. Ako prevádzkovateľ sme oprávnený v prípade pochybnosti o totožnosti dotknutej osoby požiadať o dodatočné overenie jej totožnosti.

Dotknutá osoba si môže uplatniť svoje práva nasledovnými spôsobmi:

• osobne na adrese sídla,
• doporučenou poštovou zásielkou (podpis dotknutej soby musí byť úradne osvedčený) zaslanou na adresu nášho sídla,
• e-mailom na e-mailovú adresu.

10. Cookies

Prevádzkovateľ je súčasne prevádzkovateľom webovej stránky https://vamaelectric.sk/ (ďalej aj ako „web“).

Cookie je malý súbor tvorený písmenami a číslicami, ktorý počítač s webovou stránkou prostredníctvom prehliadača odosiela do počítača alebo mobilného telefónu dotknutej osoby (ďalej ako „zariadenie“) a ukladá na pevnom disku zariadenia. Súbory cookie nám umožňujú rozlíšiť konkrétnu osobu od ostatných užívateľov nášho webu. Vďaka nim môžeme ponúknuť lepšie zážitky pri prehliadaní webu a neustále zlepšovať svoje služby.

Súbory cookies používame na analýzu návštevnosti webu prostredníctvom služieb Google Analytics, Google Ads, Facebook. Ide o analytické nástroje, ktoré pomáhajú vlastníkom webových stránok a aplikácií pochopiť, ako ich návštevníci tieto prostriedky používajú. Súbory cookies je možné použiť na štatistické údaje o používaní webu bez osobnej identifikácie jednotlivých návštevníkov.

V prípade, že nastavíte blokovanie zápisu cookies do Vášho prehliadača, je možné, že niektoré časti internetových stránok používajúcich súbory cookies (vrátane nášho webu) nebudú fungovať bez určitých problémov alebo spomalení.

Väčšina prehliadačov umožňuje odmietnuť prijatie súborov cookies a odstrániť súbory cookies. Metódy na ich správu sa líšia v závislosti od prehliadača a verzie prehliadača. Môžete však získať aktuálne informácie o blokovaní a mazaní súborov cookies prostredníctvom týchto odkazov:

Mozilla Firefox (https://support.mozilla.org/sk/)

Google Chrome (https://support.google.com/)

Safari (https://support.apple.com/)

Opera (https://help.opera.com/cs/latest/)

Internet Explorer (https://support.microsoft.com/en-us/topic/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer-bca9446f-d873-78de-77ba-d42645fa52fc)

Niektoré súbory cookie (analytické) slúžia na poskytovanie štatistických informácií o výkonnosti webu (napr. na počet návštev, zdrojov návštevnosti a pod.). Niektoré súbory cookies (funkčné) umožňujú webu pamätať si voľby vykonané na zariadení počas prehliadania webu a poskytovať vylepšené a osobné funkcie. Niektoré súbory cookies (reklamné) sú nastavené na zobrazenie cielených reklám na základe záujmov dotknutých osôb na webe alebo na manažovanie reklamy. Tieto súbory cookies zhromažďujú informácie o aktivitách dotknutých osôb na webe a iných stránkach, aby dotknutým osobám poskytli cielenú reklamu.

Právnym základom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb prostredníctvom cookies na webe je oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa ustanovenia § 13 ods. 1 písm. f) zákona č. 18/2018 Z. z.., teda monitorovanie aktivít a zlepšovanie nášho webu a služieb.

Osobné údaje môže prevádzkovateľ spracúvať aj na základe súhlasu dotknutej osoby, pričom v tejto súvislosti prevádzkovateľ vyhlasuje, že z povahy služieb ním poskytovaných vyplýva, že nie sú určené resp. smerované pre deti do 16 rokov veku, a z toho dôvodu sa prevádzkovateľa netýka povinnosť overovať či zákonný zástupca poskytol osobe mladšej ako 16 rokov súhlas so spracovaním jej osobných údajov.

Osobné údaje spracúvame na účel optimalizácie zobrazenie webu a cielenia reklamy s využitím súborov cookies.

Prostredníctvom cookies môže prevádzkovateľ spracovávať tieto údaje o dotknutých osobách: IP adresu, geografickú polohu, webový prehliadač a jeho verziu, operačný systém, referenčný zdroj, dĺžku návštevy, zobrazenia stránok a navigačné cesty stránok, rovnako aj informácie o časovaní, frekvencii a vzorci používania webu.

Takto získané osobné údaje môže prevádzkovateľ poskytnúť externým spoločnostiam alebo osobám, ktoré zabezpečujú a uskutočňujú niektoré činnosti pre prevádzkovateľa. Ide najmä o osoby poskytujúce prevádzkovateľovi IT služby, spoločnosti prevádzkujúce webhosting a správu serverov a/alebo dátových úložísk prípadne iné poradenské spoločnosti.

11. Technické a iné opatrenia na ochranu osobných údajov

Osobné údaje spracúvame tak, aby sa zabezpečila primeraná bezpečnosť a dôvernosť osobných údajov vrátane predchádzania neoprávnenému prístupu k osobným údajom a zariadeniu používanému na spracúvanie, alebo neoprávnenému využitiu týchto údajov a zariadení.

V súlade s prijatými zásadami spracúvania osobných údajov osobné údaje spracovávame v písomnej forme (písomné zmluvy, dohody, vyhlásenia, poučenia) ako aj elektronickej forme (na pevnom disku notebooku). Mám aj na externom pevnom disku WD Elements / 500 GB kapacita, S/N WX61EC3MTS26

Osobné údaje spracúvané v elektronickej forme sú uložené na pevnom disku notebooku. Prístup k nim má iba konateľ spoločnosti a účtovník, pričom nie sú poskytované žiadnym tretím osobám, a to ani za odplatu. Notebook používaný pri našej činnosti je chránený heslom a antivírusovým programom, ktorý je pravidelne aktualizovaný. Notebook je chránený prístupovým heslom, ktoré sa skladá z kombinácie písmen a číslic, pričom toto heslo je známe iba konateľovi a účtovníkovi. Heslá nie sú voľne dostupné v priestoroch sídla ani nie sú zverejnené či zdieľané s inými osobami.

Písomné dokumenty, zmluvy, dohody alebo iné listiny obsahujúce osobné údaje dotknutých osôb, ukladáme do šanónov, ktoré sa zakladajú do uzamykateľnej skrine. Táto sa nachádza v priestoroch nášho sídla, pričom k nej má prístup iba konateľ, prípadne účtovníčka.

Kancelárske a prevádzkové priestory nezdieľame so žiadnou inou osobou alebo spoločnosťou, pričom vstupné dvere do kancelárie sú uzamykateľné. Kľúč od dverí má iba konateľ, prípadne poverený zamestnanec.

Písomné dokumenty a iné listiny sa poskytujú iba osobám, ktoré sú ako príjemcovia uvedený v bode 5 týchto zásad spracúvania osobných údajov.

Osobné údaje sa likvidujú po uplynutí doby uchovávania, pričom k likvidácii osobných údajov môže dôjsť: (i) fyzickým zničením dokumentu, na ktorom sú osobné údaje zachytené (napr. skartácia), (ii) vymazaním dát uložených na pevnom disku počítačov alebo (iii) fyzické zmazanie osobných údajov bez zničenia samotnej listiny (napr. vyčiernením údajov v dokumente).

Likvidáciu osobných údajov vykonáva konateľ spoločnosti alebo poverený zamestnanec. Dokumenty a iné písomnosti obsahujúce osobné údaje, ktoré sa majú likvidovať, budú osobitne označené (napr. farebným štítkom s nápisom „Skartovať“ alebo s podobným významom).

Ochrana osobných údajov je zabezpečovaná aj zmluvnou (prípadne zákonnou) povinnosťou mlčanlivosti, ktorá je uložená osobám, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi, ktoré spracúvame (napr. účtovník, advokátska kancelária).